Mijn ervaringen met OptieKTotaal

De programmering van OptieKTotaal loopt als een rode draad door mijn organisatie heen. Dat OptieKTotaal voor mij een onmisbare stuk gereedschap is geworden is ontegenzeggelijk. Het strekt te ver om alle redenen te omschrijven dus beperk ik mij tot drie dagelijks voorkomende praktijkvoorbeelden;

1 De factuurlog
Wij hebben 8 medewerkers in de winkel waarvan er enkele door flex-werken en partime verband niet constant aanwezig zijn voor vragen. OptieKTotaal voorziet hiervoor in een "log" per factuur-opdracht. Deze log houdt de status bij van elke factuur (=bestelling van de klant).

Standaard-meldingen worden door het programma zelf in de log geplaatst. Hierbij wordt elke melding voorzien van datum en tijd. In de log wordt vermeldt wanneer bv de factuur is aangemaakt, hoe de bestelling(en) zijn gerealiseerd, hoe en wanneer de klant werd bericht omtrent gereedmelding, wanneer de klant het product is komen afhalen, door wie deze werd afgeleverd en hoe en wanneer de factuur is betaald. Ook een aan de leverancier "ter credit" gestuurd product, welke geleverd was op deze factuur, wordt door het programma inclusief de wijze van afhandeling geregistreerd. Maar ook betalingsherinneringen ed. worden bij uitprinten direct in de log bijgeschreven.

Zoals we allemaal weten loopt het in de productie niet altijd zoals we hopen. Elk contact met de leverancier over het te leveren product of elk contact met de klant omtrent bv het aangeven van de vertraging, wordt in de log vastgelegd. Doordat alles chronologisch wordt weergegeven is de status van de factuur razend snel in te zien.

2 Gereedtermijn
Doordat elke factuur een "gereedtermijn" in dagen meekrijgt kunnen wij attent reageren naar de klanten. V.b.; met de klant wordt een levertijd voor zijn bril van bv 7 dagen afgesproken. Als de klant niet eerder dan die 7 dagen is geïnformeerd dat de bril klaar ligt, meldt de factuur zich op dag 6 bovenin de productielijst. De oorzaak van de vertraging wordt opgezocht en de klant hierover direct geïnformeerd. Deze mededeling aan de klant wordt geregistreerd in de log en het "gereedtermijn" wordt verschoven overeenkomstig de nieuwe afspraak. Hierdoor voorkomen we onnodige vragen van klanten omtrent uitblijven van een leveringen. Vertragingen zijn al vervelend genoeg, maar niet attent reageren wordt je kwalijk genomen.

3 Individuele aanschrijvingen
Een ander ijzersterk voordeel van OptieKTotaal is de herinnering aan de klant betreffende overeengekomen controles. Lenscontroles of herhaling van oogmetingen worden al standaard verstuurd. Maar individuele aanschrijvingen zoals glaucoomcontrole of andere optometrische onderzoeken zoals laser-nacontroles, kunnen repeterend worden ingesteld. Op het moment van afspreken met de klant wordt (in de klantkaart) de datum van de eerste brief, brieftekst en de reperteer-separatie (in maanden) ingevoerd. Heeft de klant een emailadres (in meer dan 50% van de gevallen) dan ontvangt de klant deze herinnering per email. Zonder emailadres wordt dezelfde tekst als brief verstuurd. Dit verloopt geheel automatisch met één druk op de knop !

Doordat OptieKTotaal een logische werklijn volgt, stimuleert het, op een prettige wijze, tot een tijdbesparende werkstructuur.


Voor meer informatie kan je met mij contact opnemen.

Hans Klein
Klein Optiek en Optometrie bv
De Eglantier 248
7329 DH Apeldoorn
tel: 055 5421337
e-mail: klein@optiek.com